システムを変更せずお客様毎に異なる帳票書式に対応したい
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コクヨＳ＆Ｔ社では、地方銀行を初めとする金融機関の文書管理改善のコンサルティング業務を行っています。管理が特に難しいといわれる営業店の紙文書管理のために”金融機関向け文書管理システム「金文」”を開発、帳票出力部分で風神レポートをご採用いただいています。採用に至る経緯をシステム担当である同社企画開発グループの盛田様に伺いました。
使いやすいシステムにはユーザーのニーズにマッチした帳票が不可欠
電子文書と異なり、金融機関の紙文書の保管は営業店毎にそれぞれの基準で行われることが多く、取り扱いがまちまちでした。一方で管理を標準化するルールを決めても遵守されているのかを確認することも困難です。
そこで「金文」では、帳票を利用して「紙文書の取り扱いの標準化」と「管理状況の一元管理」に取り組みやすい環境をご提案しています。
「金文」ではファイルラベル、指示書、ファイル台帳の3種類の帳票がファイリングの標準化や一元管理のなかで重要な役割を担っています。一方、これらの帳票は金融機関毎に要望が発生するため、帳票のカスタマイズが課題となりました。
柔軟性、作成時間、価格がポイントに
システムの中で帳票の作りこみを行うと、お客様毎にシステムを変更しなければならないため無理があります。そこで様々な帳票ツールを検討しました。
帳票カスタマイズでは3つの課題がありました。①細かい要望が多い ②納期が短い ③価格、です。
「金文」の帳票はユーザーの作業効率に直結しているので、ユーザー毎に細かい帳票の要望が発生します。システムから出力するデータは同じでユーザー毎に違う書式で出力したいので、ツールの表現力は欠かせません。一方で、書式が決定してから納期までの時間が短いので短期間でフォームが作成できる必要もありました。
そんな中、検討の土台にあがったのが風神レポートです。
早速デモ版で背ラベルを作成したところ、そのとき作成しなくてはならなかったファイルラベルの複雑な書式が簡単に作れたので驚きました。また、クライアントライセンスもフリーということ、そのほか様々な条件がマッチしたので、採用を決定しました。
シームレスな帳票出力
風神レポートを選択したもう一つのポイントが「金文」からシームレスな帳票出力が実現できたことです。というのも、検討の段階でシステムから出力したCSVデータを取り込んで帳票を出力するツールを試してみました。ですが、帳票出力の都度ユーザー様が手作業でフォームとデータを選択する必要があるなど、出力効率が悪い、使用に耐えないという問題がありました。その点、風神レポートは、「金文」からボタンひとつで印刷ができたのがよかったです。
【出力帳票 一例】
（複雑な要件のあったファイルラベルを”帳票ツール”で作れるということには驚きました と盛田様）
①余裕を持った納入スケジュールが組める
導入までのスケジュールで「金文」から出力される帳票の書式が決定するのは終盤です。帳票作成に時間がかかる場合かなり焦るとおもいますが、風神レポートのフォーム作成は短時間で作成できるため導入スケジュールに余裕ができます。
②フォームを差し替えるだけ ユーザーごとの帳票に対応しやすい
風神の場合、お客様毎にフォームファイルを差し替えるだけでユーザー毎の書式で出力ができます。仮稼働してから帳票の書式を再検討する場合もありますので、変更のしやすさも風神を選択してよかった点です。
③1つのデータで9種類の指示書を出力
金文では、ファイルの取扱作業に関して9種類の指示書を出力します。1つのデータフォーマットで9種類の指示書に対応できました。柔軟な表現力でデータ加工を最小限におさえることができました。
④多様な表現にも対応できる
例えば、表示する項目しない項目、背ラベルの色分け、日付の表示方法などは当然お客様によって異なり、タイトルに記載する項目も、細かい情報まで記載される場合もあります。また、会社のロゴを表示したい場合には、画像の差込も必要です。風神レポートではこれらの表現にフォーム側だけで対応できました。
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