ホワイトカラーの生産性UP

Excelに潜む時間泥棒に気づいていますか?

ExcelはCSVデータを利活用するうえではとても便利なツールです。
集計や分析、データを確認する際の絞り込みや並び替えなど、個人がデータを活用するために必要な機能が充実しています。
一方で、多くの人がExcelを使うしかないと思い込んでいて、思っている以上に時間を消費してイライラしながらExcelを利用している、そんな業務があります。
それが、「ちょっとした資料作成」や「書式調整作業」です。

プリンターの前をいったりきたり、大切な従業員にいつまでその作業をやらせるの?

業務のデジタル化が進んでも、CSVデータを手作業で加工して、Excelで体裁を整える場面は多く残っています。 社内のちょっとした報告、イレギュラーな案件の情報提供、システムやセキュリティツールのデータを監査用のエビデンスとして残す、全体を俯瞰して見たい時にシステム画面やPCモニターでは見えづらいために印刷するといった場合があります。 いずれも、データそのものではなく、「見やすい書式」が求められる時に発生している作業でしょう。

これらは、システムから出力される「見積書」や「請求書」のような定型帳票とは異なり、担当者が必要に応じてExcelを利用して毎回1から作成することが多いです。

それは、これらの業務が個人的なもの・一時的なものだから。定型帳票化するには、データに合わせたフォームを一対で作る必要があります。 外注すれば十数万円、エクセルのマクロなどを駆使しても1日から1週間はかかる。一時的な書式にこのようなコストをかけられるでしょうか?つまり、お金も時間も限られているために定型帳票にするまでもないと判断されている帳票だから、手作業での加工に頼る必要があるのです。

しかし、Excelで見やすい書式を整えることも、思っている以上に労力がかかります。罫線、高さ調整、改行・改ページの調整といったことなどがすぐに思いつくと思いますが、実はそれだけではありません。 「プレビュー」で調整と確認を念入りにしても、印刷したらずれている、文字が尻切れトンボになっていることは、Excel書類作成では「あるある」です。 PCとプリンターの間を行ったり来たりする社員がいるなと思ったら、その状態に陥っていると思って間違いないでしょう。この状況こそ、Excelに潜む時間泥棒に従業員の業務時間が奪われている状態なのです。

「主業務の準備」に時間を浪費していては生産性は上がらない

このような作業を事務担当がやっているのであれば、それは彼らの仕事なので納得できると思います。しかし、主業務が別のところにある役職付きの従業員が、こんな作業で1日当たり数十分、年間50時間以上もの時間を費やしているとしたらどうでしょう?「ちゃんと仕事しろ!」と激をとばしたくなるのではないでしょうか。 しかし、どんなに激を飛ばしても、この書式調整作業の工程を越えなければ、主業務にたどりつけないのであれば、ホワイトカラーの労働生産性が低いといわれても仕方がありません。生産性を上げるためには、いかにコストや時間をかけずに、準備作業を効率化するか?が課題となります。

主業務に集中しやすい環境を整えるために

今までの業務では、「書式毎にフォームを用意する」ことが当たり前でした。しかし、その考え方のままでは、主業務までの準備時間を減らすことはできません。発想の転換が必要なのです。

csvラポは、「データから見やすい形を自動で作る」ことで、主業務までの準備時間を大幅にカットします。 データであるCSVファイルを渡すだけで、A4用紙にできるだけ多くのデータをわかり易い形に配置したレイアウトを自動生成するからこそ、手作業に頼らざるを得なかった「準備作業」を効率化します。

まずは、御社のホワイトカラーの生産性を上げるために、csvラポで主業務に集中しやすい環境を整えませんか?

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【リンク】Excel帳票はなぜ時間泥棒なのか?

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